为加强局机关公文管理，确保机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作效率和公文质量，结合我局实际，特制定本制度。

第一条 机关公文管理指公文的收文办理、发文办理、公文整理（立卷）和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第二条 机关的公文处理要坚持实事求是和精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；以现行的《国家行政机关公文处理办法》为基本依据，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第三条 公文的形式

1.中共白城市住房和城乡建设局党组文件；

2.中共白城市住房和城乡建设局机关委员会文件；

3.白城市住房和城乡建设局文件；

4.白城市住房和城乡建设局函；

5.白城市住房和城乡建设局请示、意见、报告；

6.白城市住房和城乡建设局工作简报；

7.其他必须以局（党组）文件形式办理的事项。

第四条 常用的公文种类

1.决定：适用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤消下级机关不适当的决定。

2.办法：适用于对某一方面行政工作作出全面、统一的规定。

3.公告：适用于宣布重要事项。

4.通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5.通知：转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布标准、规范和不含处罚条款的规定，传达要求局机关科（室）、直属单位办理和需要周知或执行的事项，任免和聘用干部。

6.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

7.报告：适用于向上级机关汇报，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。

8.请示：适用于向上级机关请求指示和批准。

9.批复：适用于答复局机关科（室）、直属单位的请示事项。

10.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

11.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

12.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

13.计划：适用于一定时期的工作预先做出的安排。

14.总结：适用于对一定时期或一个阶段的工作进行回顾，加以分析、研究，并找出经验教训和规律性的认识。

15.简报：适用于在一定范围内汇报工作、反映问题、沟通情况、指导工作、交流经验、传递信息，或者为领导科学决策提供服务的具有一定新闻性质的文书。

16.调研报告：反映调查研究所获得的信息与结论的书面报告。

第五条 公文格式

白城市住房和城乡建设局文件、中共白城市住房和城乡建设局党组文件、中共白城市住房和城乡建设局机关委员会文件，一般由办公室（政策法规科）严格按照签发文审批程序、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1.发文机关应写全称或规范化简称；联合行文，主办机关应排列在前。

2.公文秘密等级分为绝密、机密、秘密三个等级，注在文件首页右上角。绝密、机密公文应当标明份数序号。保密期限按照绝密事项三十年、机密事项二十年、秘密事项十年认定。“秘密等级”和“保密期限”之间用五角星隔开。

3.公文紧急程度分为特急、急件两种，注在公文首页右上角。上注秘密等级和保密期限，下注紧急程度。

4.发文字号包括机关代字、年份、序号，一般置于机关名称之下、反线中央之上。联合行文只标明主办机关发文字号。

5.上报的公文应当注明签发人、会签人的姓名。其中“请示”还应当在末页注明联系人的姓名和电话。

6.公文标题一般应标明发文机关名称和公文种类、概括公文重要内容。标题文字应力求扼要简短，除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。

7.公文主送机关是主要受理公文的机关，其应用全称或规范化简称。没有抬头的公文，主送机关注在分送栏中位于抄送机关之上。

8.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

9.成文印发日期一般以主要领导最后签发日期为准；联合行文以最后签发机关主要领导的签发日为准。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合下发的机关都应加盖印章。

10.公文如有附注(如“此件不公开报道”等)，应当注在公文落款(印章)之下，并用括号括起来。

11.主题词标引在公文末页左下端，按类别词、隶属词、文种的顺序排列，数量不超过5个词。上行文按上级机关《主题词表》标注主题词；下行文、平行文按本级机关的《主题词表》标注主题词。

12.抄送机关(单位)是指除主送机关(单位)外需执行或知晓的其它机关。

13.印发机关栏设在文件末页最后一行。印发机关统称为白城市住房和城乡建设局办公室。印发日期一般为送印日期。

14.“主题词”“抄送机关”“印发机关和印发日期”三个组成部分合称版记。版记中每个组成部分之下均印一条与版心同宽的黑色反线。

第六条 其他事项

1.翻印管理。上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局领导或办公室（政策法规科）主任批准，可以翻印。

2.复印管理。公文复印件原则上不得作为正式公文使用，如作为正式公文使用，应加盖公章。

3.公开发布管理。对需公开发布的公文，需经主要领导批准，同正式印发的公文具有同等效力。

4.销毁管理。不具备归档和存查价值的公文，经办公室（政策法规科）鉴定报请主要领导批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销，其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

5.公文的撤销和废止管理。公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第七条 本制度自2020年4月26日发布之日起执行。